Per poter essere fatti valere in Italia, gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatico-consolari italiane all’estero.
Tali atti e documenti, eccetto quelli redatti su modelli plurilingue previsti da Convenzioni internazionali, devono inoltre essere tradotti in italiano.
Le traduzioni devono recare il timbro “per traduzione conforme”. Nei Paesi dove esiste la figura giuridica del traduttore ufficiale la conformità può essere attestata dal traduttore stesso, la cui firma viene poi legalizzata dall’ufficio consolare.
Nei Paesi nei quali tale figura non è prevista dall’ordinamento locale occorrerà necessariamente fare ricorso alla certificazione di conformità apposta dall’ufficio consolare.
Per procedere alla legalizzazione il richiedente dovrà presentarsi, previo appuntamento, presso l’Ufficio consolare munito dell’atto (in originale) da legalizzare.
Al fine di ottenere il certificato di conformità della traduzione il richiedente dovrà presentarsi, previo appuntamento, presso l’Ufficio consolare munito del documento originale in lingua straniera e della traduzione.
Gli atti di cui sopra sono soggetti al pagamento dei diritti di cui alla Tariffa consolare attualmente vigente.
L'APOSTILLE O POSTILLA
Nei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione de L’Aia del 5 ottobre 1961 relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, la necessità di legalizzare gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere è sostituita da un’altra formalità: l’apposizione della “postilla” (o apostille).
Pertanto, una persona proveniente da un Paese che ha aderito a questa Convenzione non ha bisogno di recarsi presso la Rappresentanza consolare e chiedere la legalizzazione, ma può recarsi presso la competente autorità interna designata da ciascuno Stato - e indicata per ciascun Paese nell’atto di adesione alla Convenzione stessa (normalmente si tratta del Ministero degli Esteri) - per ottenere l’apposizione dell’apostille sul documento. Così perfezionato, il documento viene riconosciuto in Italia.
L’elenco aggiornato dei Paesi che hanno ratificato la Convenzione de L’Aja e delle autorità competenti all’apposizione dell’apostille per ciascuno degli Stati è disponibile sul sito web della Conferenza de L’Aja di diritto internazionale privato: http://www.hcch.net/.
La legalizzazione e l' Apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso atto o documento), mentre può averla l'atto o documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato di destinazione.
LA LEGALIZZAZIONE
(LEGGE 4 gennaio 1968, n. 15 e Sezione VI del D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445 - Testo Unico sulla documentazione amministrativa): consiste nell’apposizione di un timbro sul documento originale che attesta sia la qualifica del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto, sia l’autenticità della sua firma. Nel caso si voglia conferire validità legale in Italia ad un documento formato all’estero, questo primo passaggio deve essere effettuato dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana presente sul territorio straniero in cui il documento è stato redatto.
Tali documenti, eccetto quelli redatti su modelli plurilingue previsti da Convenzioni internazionali, devono inoltre essere tradotti in italiano. Agli atti e documenti, redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.
Gli atti e i documenti formati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero non devono essere legalizzati.
Se l’atto è rilasciato da una autorità estera in Italia, deve essere legalizzato dal Prefetto nella cui circoscrizione si trova l’autorità estera stessa (fanno eccezione la Val d’Aosta, in cui è competente il Presidente della Regione, e le Province di Trento e Bolzano, per cui è competente il Commissario di Governo).
Le firme su atti e documenti formati in un Paese estero, da far valere in Italia, devono essere legalizzate dalle Rappresentanze diplomatiche o consolari italiane di quel Paese (art.33, comma 2, D.P.R. n.445/2000).
Se, invece, un atto italiano deve essere usato in un Paese estero, la legalizzazione – qualora richiesta da quell’ordinamento – deve essere fatta dal Procuratore della Repubblica presso il Tribunale nella cui circoscrizione ha sede il notaio che riceve o autentica l’atto. La firma del Procuratore della Repubblica, a sua volta, viene legalizzata dal Consolato straniero in Italia nel cui ambito risiede.
Se l’atto è rilasciato dal Comune la legalizzazione deve essere rilasciata dal Prefetto competente per territorio.
Nel caso in cui l’atto venga rilasciato da un’Autorità diplomatica o consolare estera che ha sede in Italia, deve essere legalizzato dal Prefetto nella cui circoscrizione si trova l’Autorità estera stessa (art.33, comma 4, D.P.R. n.445/2000 e Circolare MIACEL 26 marzo 2001).
ESTRATTI DI STATO CIVILE NEL MODELLO PLURILINGUE
Ai sensi della Convenzione di Vienna del 8 Settembre 1976, ratificata dall’Italia con legge 21 dicembre 1978, n.870, è possibile il rilascio di estratti di stato civile plurilingue per provare la data e il luogo di nascita, il matrimonio e la morte, senza necessità di traduzione. Gli estratti devono essere accettati nel territorio di ciascuno degli Stati aderenti alla Convenzione stessa senza legalizzazione o formalità equivalenti.
Gli Stati che attualmente hanno aderito alla Convenzione di Vienna sono: Austria, Belgio, Bosnia-Herzegovina, Croazia, Francia, Germania, Italia, Lussemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Serbia, Slovenia, Spagna, Svizzera e Turchia.
L'ASSEVERAZIONE DETTA ANCHE TRADUZIONE GIURATA
è la procedura che dà valore, tra privati o tra privati e la Pubblica Amministrazione, alla perizia stragiudiziale e alla traduzione, per mezzo del giuramento davanti al Cancelliere (art. 5 R.D. N° 1366 del 9/10/1922 semplificazione dei servizi di cancelleria e segreteria - D.M. 4/1/54 (Cat. 22) - traduzioni di lingue straniere - R.D. 20/9/34 n° 2011 art. 32 Categorie periti e interpreti presso la camera di commercio).
La perizia e la traduzione devono essere giurate da chi le ha effettuate. Il perito o il traduttore si recano in Tribunale con un documento valido d’identità e con la perizia o la traduzione cartacee da giurare. Non è necessario che il perito o il traduttore siano iscritti ad apposito albo professionale (che, inoltre, per i traduttori non esiste). Il traduttore, al fine di garantire l'imparzialità e la veridicità della traduzione deve essere un terzo estraneo all'atto che ha tradotto.
Non esiste una competenza territoriale e il giuramento può essere effettuato in qualunque Tribunale su tutto il territorio nazionale.
Se la perizia o la traduzione devono essere trasmesse all’estero è necessario legalizzare la firma del cancelliere alla Procura della Repubblica presso il Tribunale.
Non è consentito giurare traduzioni da una lingua straniera ad un’altra lingua straniera se non operando almeno una traduzione in lingua italiana.
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