In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero, devono subire di solito (cioè quando la legge dello Stato di destinazione lo richiede) un doppio procedimento di legalizzazione, il primo da parte dell'organo italiano competente (legalizzazione nazionale) e il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione: dato però che, per la legge di quello Stato, una o entrambe queste legalizzazioni potrebbero non essere necessarie, si consiglia di informarsi preventivamente presso la relativa rappresentanza diplomatica o consolare.
Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione derivanti da leggi o da accordi internazionali (art. 33, comma 5, D.P.R. n. 445/2000; devono intendersi altresì considerate le normative comunitarie): il caso più importante è la sostituzione della doppia legalizzazione con la formalità unica dell' Apostille .
L' Apostille è una speciale attestazione, prevista dalla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 , che può essere apposta sotto forma di timbro, foglio allegato, adesivo o altro ancora, purché esista una congiunzione materiale fra l'atto o documento e la relativa Apostille (o la stessa venga apposta in forma elettronica: c.d. e-Apostille o e-APP): essa garantisce l'autenticità di un atto pubblico e la qualità legale dell'Autorità rilasciante ed è valida solo fra gli Stati aderenti alla predetta Convenzione , con le decorrenze per ciascuno Stato indicate nell'apposita guida .
Tutte le informazioni sull' Apostille (comprese le date di adesione alla Convenzione dei vari Stati), si trovano nell' Apostille Section del sito internet della Conferenza dell'Aja sul Diritto Privato Internazionale (HCCH) .
Esistono tuttavia accordi e normative comunitarie più favorevoli, che eliminano cioè anche la formalità dell' Apostille: i principali sono riportati nel seguito (sezione Accordi, convenzioni internazionali e normative comunitarie ) e anch'essi valgono ovviamente solo fra gli Stati aderenti e con le relative decorrenze. Sia l'applicazione della Convenzione dell'Aja che quella degli accordi più favorevoli eliminano sempre la necessità della seconda legalizzazione da parte delle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione.
La ripartizione delle competenze per l'apposizione dell' Apostille, in base alle designazioni effettuate dall'Italia presso l'HCCH , è la seguente:
• per gli atti giudiziali (in pratica, tutti quelli che provengono dal Ministero della giustizia) e notarili, è competente la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione;
• per tutti gli altri atti, è competente la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente interessata (le funzioni prefettizie sono svolte nella Regione Trentino-Alto Adige/Südtirol dai Commissariati di Governo per le Province di Trento e di Bolzano e nella Regione Valle d'Aosta/Vallée d'Aoste dalla Presidenza della Regione).
Se invece è necessaria la legalizzazione nazionale (ovvero in assenza di accordi internazionali più favorevoli e se la legge dello Stato di destinazione lo richiede), essa spetta ai competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o ad altri organi e autorità delegati dallo stesso (art. 33, comma 1, D.P.R. n. 445/2000): molti Ministeri hanno effettuato tali deleghe negli anni '70 e '80 del XX secolo, ma col tempo denominazioni e competenze ministeriali sono state profondamente modificate; tutto ciò rende non sempre agevole individuare l'organo competente per la legalizzazione.
In linea di massima, in base alle deleghe, la ripartizione di competenze già vista per l'apposizione delle Apostille è valida anche per la legalizzazione, ma con alcune eccezioni: la più rilevante per la materia qui trattata è quella delle Camere di commercio, che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato del 12 luglio 2000 (diramato con Circolare del 13 luglio 2000 Prot. 651623 del Ministero dell'industria, del commercio e dell'artigianato, corrispondente all'attuale Ministero dello sviluppo economico) e che pertanto provvedono direttamente alla legalizzazione dei loro atti.
Le rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia sono dunque invitate a rispettare la ripartizione di competenze previste dalla legge italiana (e cioè ad esempio a non richiedere la legalizzazione prefettizia quando la competenza appartiene invece alla Procura presso il Tribunale, come nel caso delle traduzioni asseverate): in particolare, sono invitate ad accettare la legalizzazione delle Camere di commercio, senza richiedere una successiva legalizzazione prefettizia, che la normativa italiana non prevede.
È invece, come detto, di competenza prefettizia l'apposizione delle Apostille sugli atti e documenti delle Camere di commercio, valide ovviamente solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961.
Gli atti e documenti dei Comuni sono legalizzati dalla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo nella cui provincia ricade il Comune.
Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo abbia una competenza territoriale solitamente limitata su base provinciale, in caso di comprovata necessità e a insindacabile giudizio del personale incaricato del servizio (in quanto si tratta di atto non dovuto), può legalizzare o apostillare anche atti e documenti formati fuori dalla sua provincia, purché gli uffici competenti provvedano a trasmettere gli specimen di firma necessari: tuttavia questa procedura è necessariamente più lunga e non sempre è possibile condurla a buon fine, nel qual caso il richiedente dovrà allora rivolgersi alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente.
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